DASHBOARD EHRENAMT

Ideal für eine Klausur oder PGR-Sitzung: Jeder der Beteiligten liest sich die Beschreibung des Stichworts durch und beurteilt die Situation in der jeweiligen Pfarre/Teilgemeinde und markiert die Position auf dem Feld durch ein „x“. Bei unterschiedlichen Pfarren/Teilgemeinden können vorab unterschiedliche Farben definiert werden. Das Gesamtbild kann dann in Kleingruppen diskutiert werden und Maßnahmen zur Verbesserung des Ehrenamtsumfelds festgelegt werden.

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Punkte zur Reflexion

Beginnen
Die Pfarre unterbreitet Interessierten attraktive Angebote, spricht Talente bewusst an und erkennt, begeistert  Interessierte für ehrenamtliches Engagement und bindet sie adäquat ein.
Kennenlerngespräche sind dabei entscheidend, um Motivationshintergründe der Ehrenamtlichen kennenzulernen. Es ist eine gute Balance zwischen erforderlichen Formalitäten und möglichst wenig bürokratischem Aufwand zu finden.
Der Anfang und die Dauer der ehrenamtlichen Aufgaben in der Pfarre sind vereinbart. Die Ehrenamtlichen müssen sich nicht fürchten, „hineinzuschlittern“ und auch nicht, dass Arbeiten einfach „auslaufen“.

Beschreiben der Arbeitsstruktur
Es gibt für jede Funktion ein Tätigkeitsprofil zur Klarheit für die Ehrenamtlichen und zur Transparenz gegenüber den anderen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen.
Es gibt klare Beschreibungen der Arbeitsbedingungen und Rahmenbedingungen (Datenschutz, Prävention vor Gewalt und Missbrauch, ...)
Freiwilliges Engagement darf keine Vollbeschäftigung sein. Ehrenamtliche sowie die Pfarre beschreiben Grenzen ihrer gemeinsamen Tätigkeit (Verpflichtung in Familie und Beruf, besondere Lebenssituationen). Es kann hilfreich sein, das ehrenamtliche Engagement auch zu befristen.
 

Begrüßen
Neue Personen werden im Team bzw. in der Pfarre in ihrer neuen Funktion begrüßt und vorgestellt (z.B. Website, Pfarrblatt, …). Auch in den Gremien wird der Name und das Tätigkeitsfeld bekannt gemacht.
 

Beteiligen
Die Ehrenamtlichen partizipieren an der Verantwortung und Entscheidungskompetenz (partizipativer Führungsstil).
Sie kennen die Vision/das Mission Statement/das Pastoralkonzept/die Ziele der Pfarre.
Sie wissen, wer ihre An-sprechperson im Organigramm ist und kennen ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer.  
Die Ehrenamtlichen haben Zugang zu Ressourcen (Schlüssel, Materialien, Raum, Platz, Schreibtisch, Budget, Versicherung „Ecclesia“ der Diözese, …).  
Sie  werden über Entscheidungen aus den Gremien oder des Pastoralteams rechtzeitig informiert.
 

Begleiten und Behalten
Ehrenamtliche sind Teil eines Teams, das für den Austausch sorgt. Ein Organigramm macht sichtbar, wer wofür und für wen verantwortlich ist. Die Ehrenamtlichen werden geführt, bekommen Feedback und haben eine Ansprechperson bei Fragen, Anliegen und Problemen. Auch ein jährliches Mitarbeiter-Gespräch ist sinnvoll, um Motivänderungen und Entwicklungswünsche zu thematisieren. Es gibt im Entwicklungsraum eine Person, die auf die Umsetzung eines guten Ehrenamtsumfelds achtet. Sie trägt zusammen mit diözesanen Dienststellen Sorge für die fachliche Beratung und die Möglichkeit zur Weiterbildung und Begleitung.
 

Berichten
Es wird regelmäßig über das freiwillige Engagement im Pfarrblatt, auf der Website, in Social Media, am Ende des Gottesdienstes berichtet (z.B. Mitarbeiter/in des Monats, …).
Im Jahresbericht der Pfarre wird nicht nur allen Ehrenamtlichen gedankt, sondern auch die durch den Einsatz gesparte Leistung werden als „Spenden“ ausgewiesen.
 

Bedanken und Bezahlen
Neben der Freude an der Tätigkeit selbst und dem Gefühl mit seinem Engagement etwas Gutes zu bewirken, ist eine angemessene Anerkennungskultur ein wertschätzender Umgang miteinander und ein individueller Gestaltungsspielraum die Belohnung für das freiwillige Engagement.
Immer Dankbarkeit zum Ausdruck bringen! Zum Beispiel durch persönliche oder öffentliche Worte, durch Geschenke für Ehrenamtliche (z.B. Weihnachten, Mitarbeiterfest, …) oder durch kirchliche Ordensverleihungen.
Bezahlt werden sollten - ohne lange Bittgänge, sondern als Selbstverständlichkeit - alle direkten aus der Aufgabenerfüllung resultierenden Spesen (Materialien, Telefon, Fahrtkosten, Tagungsgebühren, Porto, etc.).
 

Beenden
Pfarren sollten das Thema „Abschied von Ehrenamtlichen“ nicht tabuisieren, sondern eine Abschiedskultur etablieren. Es sollte ein Abschiedsgespräch stattfinden, um die Aufgabe abzuschließen, zu reflektieren, für gute Übergaben zu sorgen oder wieder neues zu beginnen (z.B. eine 2. Wahlperiode).
Auch in dieser Phase soll man Wertschätzung für das erbrachte Engagement entgegenbringen und aufzeigen, dass man ohne schlechtes Gewissen gehen kann und jederzeit wieder in der Pfarre willkommen ist.
Es wird den Ehrenamtlichen ein Tätigkeitsnachweis (z.B. für Bewerbungen) proaktiv angeboten. Dieser umfasst Umfang, Dauer, Art und Qualität der ehrenamtlich geleisteten Arbeit.
Aufzeigen von Möglichkeiten, wie der Freiwillige mit der Pfarre in Kontakt bleiben kann (Mitgliedschaft, Newsletter, Ehemaligennetzwerk, Veranstaltungen).