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Sammlung Teams / Bereiche & Aktivitäten

Zu Beginn der Erstellung eines Organigramms geht es meist um eine Sammlung von Daten:

• Was gibt es alles für Bereiche / Gruppen / Teams in der Pfarre (von Pfarrer, Pfarrgemeinderat, Jungschar über Dreikönigsaktion, Blumenschmücker:innen und Absammler bis zu den Rechnungsprüfer:innen)?
• Welche Aktivitäten, Veranstaltungen, usw. bieten wir an?

Erstere werden dann entsprechend ihrer hierarchischen Verantwortungsbenen 'geordnet' und miteinander in Verbindung gebracht. Wobei auf die Tipps zum Aufbau eines Organigramms geachtet werden sollte.

Sind die unterschiedlichen Funktions- und Verantwortungsebenen klar, können den einzelnen Bereichen / Gruppen / Personen die gesammelten Aktivitäten, Verantstaltungen etc. zugeordnet werdne, welche in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen.

Eine praktische Anregung für die Erstellung eines Organigramms findet sich hier zum Download: Organigramm -Mögliche Vorgehensweise Erarbeitung

Reflexionsfragen 

Die Reflexion der persönlichen Verantwortungsfunktionen wie auch von verschiedenen Gruppen kann bei der Erstellung hilfreich sein.

• Was leite ich? Für welche Personen bin ich verantwortlich?
• Wer leitet mich? Wer ist für mich und meinen Bereich verantwortlich?
• Welche Aktivitäten fallen in meinen Zuständigkeitsbereich?
• Bin ich im Kontakt mit meinen Teammitgliedern und mit der Person auf der nächsthöheren Ebene?

Reflexionsfragen bestehendes Organigramm

Wenn es bereits ein bestehendes Organigramm gibt, können folgende Reflexionsfragen dienen:

• Wer leitet was bzw. ist für welche Personen verantwortlich? Ist diese Leitungsverantwortung im Bewusstsein aller verankert? Gibt es ein gemeinsames Bild, was diese Leitungsverantwortung umfasst?
• In einem Organigramm wird deutlich, dass Leitungsverantwortung auch bedeutet, verantwortlich zu sein ohne unumittelbar für die einzelnen Aktivitäten zuständig zu sein. Es ist eine Leitungsverantwortung über mehrere Ebenen. Ist diese Leitungsverantwortung im Bewusstsein aller veranktert? Gibt es eine gemeinsame Vorstellung, was diese Leitungsverantwortung umfasst (z.B. Kontakt halten,  kontrollieren, deren Anliegen vertreten, Sorge tragen für die Leiter, ...)? Hat jede Aktivität indirekt Zugang zum Pfarrer?
• In den Organigrammen ist der Pfarrer - zusammen mit dem Pfarrleitungsteam und Pfarrgemeinderat - die dem Bischofsvikar gegenüber letztverantwortliche Person. Gibt es eine gemeinsame Vorstellung, was diese Leitungsverantwortung umfasst (z.B. Kontakt halten,  kontrollieren, deren Anliegen vertreten, Sorge tragen für die Leiter, ...)?
• Kann im Rahmen der geltenden Ordnungen das konkrete Organigramm vereinfacht werden? Welche Struktur ist erforderlich die Partizipation und Effektivität beachten?
• Wird das Organigramm von allen Personen gelebt oder greifen Personen in die Verantwortlichkeiten von anderen Personen ein, obwohl keine Zuständigkeit besteht
• Werden die Ebenen eingehalten, oder kommuniziert die oberste Ebene laufend direkt mit der untersten Ebene?
• Haben einzelne Personen zuviele Verantwortlichkeiten oder Personen, für die sie verantwortlich sind?