Die Angehörigen vereinbaren mit einer Bestattung den Termin und den Friedhof, auf welchem das Begräbnis stattfinden soll. Bei dieser Gelegenheit wird empfohlen, auch den Zeitpunkt für die Feier einer hl. „Seelenmesse“ sowie die betr. Pfarrkirche festzulegen, in welcher diese Messe stattfinden soll. Dies kann mittels tel. Absprache mit dem Referat Einsegnungsdienst oder auch mit einer kath. Pfarre fixiert werden.
Um Terminschwierigkeiten mit der zuständigen ‚Wohnpfarre‘ (oder ggf. der ‚gewünschten Einsegnungspfarre‘) auszuschließen, ist es für die Begräbnisbesteller ratsam, sich vor dem Besuch bei der Bestattung mit der betr. Pfarre bezüglich eines Begräbnistermins und der Feier der hl. Seelenmesse ins Einvernehmen zu setzen. Auskünfte über die Wiener Pfarren erteilt das Referat Einsegnungsdienst.

Die Bestattungen geben nach getroffener Vereinbarung mit den Begräbnisbestellern diese Informationen mit einer "Begräbnismeldung" per Email an das Referat Einsegnungsdienst zwecks Weiterleitung an die betr. Wohn- bzw. Einsegnungspfarre – sowie an jene Pfarre, in der eine hl. Seelenmesse gefeiert wird – weiter.