Von Herbst 2011 bis 31. August 2019 hat Erzbischof Christoph Kardinal Schönborn die Lenkung des Gesamtprozesses einer Steuerungsgruppe anvertraut. Diese verantwortete die grundsätzliche Ausrichtung des Prozesses und achtete darauf, dass der Gesamtprozess in der Spur bleibt, die sich in den Diözesanversammlungen gezeigt hat und über wichtige Stationen des Weges immer deutlicher wurde. In dieser Steuerungsgruppe waren alle Mitglieder des Bischofsrats vertreten sowie die Mitglieder des Teams der damaligen Stabstelle APG (Andrea Geiger, Mag. Otto Neubauer, Dipl.Theol. Otmar Spanner, Mag. Michael Scharf).
 
Zur operativen Abwicklung des Prozesses war ein Leitungsteam formiert worden, in dem gemeinsam mit dem Generalvikar Nikolaus Krasa die Leitung der Stabstelle APG, Andrea Geiger, und die Leitung des Pastoralamts, Markus Beranek bzw. Veronika Prüller-Jagenteufel (2011-2018), die Fäden zusammenhalten, den Prozess vorantreiben und die Teilbereiche vertreten: Andrea Geiger den Aspekt "Jüngerschaft", Markus Beranek bzw. Veronika Prüller-Jagenteufel (2011-2018) den Aspekt "Strukturen" und Nikolaus Krasa "Ressourcen" und "Verwaltungsreform". In den vergangenen Jahren wurde eine Reihe von Projekten und Arbeitsgruppen ins Leben gerufen.