Vorbereitungen

Bevor Sie den Newsletter verschicken, überprüfen Sie gründlich, 

• dass alle Texte richtig sind (und keine Platzhalter-Texte mehr vorkommen)
• dass keine Rechtschreibfehler vorkommen 
• dass alle Links funktionieren: Im Gegensatz zu Textfehlern führen tote Links dazu, dass Leser/innen nicht den gewünschten Inhalt aufrufen können. Dies lässt sich nachträglich auch nicht mehr korrigieren.

Versand

Hier kommt der wichtigste Hinweis:

Wenn Sie Ihren Newsletter über ein gewöhliches E-Mail-Programm wie Outlook verschicken, tun Sie dies auf keinen Fall, indem Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger/innen in das Adressatenfeld kopieren, auch nicht in BCC.

• Erstens dürfen die Adressen für die Leser/innen nie sichtbar sein.
• Zweitens sind Programme wie Outlook ab einer gewissen Menge an Adressen überfordert und riskieren abzustürzen.
• Drittens wird Ihr Newsletter sehr wahrscheinlich binnen kurzer Zeit von E-Mail-Filtern als Spam gekennzeichnet. Wenn Sie mit Ihrer Absenderadresse erstmal auf einer so genannten "Blacklist" gelandet sind, ist es sehr aufwendig, das wieder zu beheben und die Zustellung des Newsletters wiederherzustellen.

Die Lösung: Verwenden Sie stattdessen die Funktion "Serien-E-Mail". Wie diese verwendet wird, unterscheidet sich von Programm zu Programm. Im Internet findet man relativ leicht aktuelle Anleitungen dazu.

Newsletter-Dienste

Die wesentlich bessere Alternative zu Outlook und Co. stellen Newsletter-Dienste dar. Die Micropages im Diözesanen System bieten so eine Funktion an.

Bei der Suche im Internet findet man eine Vielzahl von alternativen Diensten, die eine Verwaltung von Verteilerlisten, ein automatisches An- und Abmelden sowie ein einfaches Gestalten von Newslettern ermöglichen.

Angebote gibt es in allen Preisklassen. Der Preisunterschied hängt meistens mit der Flexibilität der Softwarelösung und der Geschwindigkeit zusammen, mit der E-Mails produziert und versendet werden. Freeware-Varianten bzw. Versionen für den privaten, nichtkommerziellen Einsatz haben häufig Begrenzungen etwa bei der Zahl der Empfänger/innen. 

Der wichtigste Aspekt bei der Wahl eines solchen Dienstes ist dessen Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Überprüfen Sie diese, bevor Sie Abos oder Verträge abschließen.

Retouren

Bei jedem Newsletter kann es vorkommen, dass Personen sich nach Erhalt melden mit der Bitte, sie aus dem Verteiler zu nehmen, da sie nicht mehr am Newsletter interessiert sind. Wenn Sie den Verteiler direkt verwalten, kommen Sie der Bitte nach. Verfügt Ihr Newsletter-Tool über die Double-Opt-In-Funktion, muss sich die Person selbst abmelden. Mit einer kurzen Erklärung können Sie schnell aushelfen.

E-Mail-Adressen sind immer wieder Veränderungen unterworfen oder von technischen Problemen geplagt. Daher passiert es bei jedem Newsletter-Versand, dass von manchen Adressen eine Retour-E-Mail mit einer Fehlermeldung kommt. Überprüfen Sie diese Retouren auf technische Schwierigkeiten, die Sie beheben können.

Auswertung